Hồ sơ mời thầu là toàn bộ tài liệu sử dụng cho hình thức đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế, bao gồm các yêu cầu cho một dự án, gói thầu, làm căn cứ để nhà thầu, nhà đầu tư chuẩn bị hồ sơ dự thầu và để bên mời thầu tổ chức đánh giá hồ sơ dự thầu nhằm lựa chọn nhà thầu, nhà đầu từ (Căn cứ pháp lý: Điều 4 Luật đấu thầu 2013 )
Lưu ý khi xây dựng hồ sơ mời thầu
Theo Luật Đấu thầu, đấu thầu là quá trình lựa chọn nhà thầu (NT) đáp ứng các yêu cầu của bên mời thầu (BMT) trên cơ sở bảo đảm đạt được mục tiêu là cạnh tranh, công bằng, minh bạch và hiệu quả kinh tế. Khi áp dụng hình thức đấu thầu rộng rãi hoặc đấu thầu hạn chế để lựa chọn NT, các yêu cầu cho một gói thầu được gọi là HSMT. Đây là tài liệu để NT căn cứ vào đó chuẩn bị hồ sơ dự thầu (HSDT) và để BMT đánh giá HSDT nhằm chọn ra NT trúng thầu.
Trong quá trình lựa chọn NT, việc xác định các yêu cầu (HSMT) cho 1 gói thầu đóng vai trò quyết định. Do vậy, trong Luật Đấu thầu, Nghị định 63/2014/NĐ-CP (NĐ63) đã có nhiều quy định liên quan đến HSMT.
Đầu tiên là quy định về các căn cứ để xây dựng HSMT, đó là:
– Quyết định đầu tư được người có thẩm quyền phê duyệt cho 1 dự án đầu tư phát triển. Theo đó, những nội dung về kỹ thuật thuộc dự án như cấu hình, đặc tính, thông số kỹ thuật của thiết bị, tài liệu thiết kế… sẽ trở thành các yêu cầu về kỹ thuật trong HSMT.
– Kế hoạch lựa chọn NT được người có thẩm quyền phê duyệt. Theo đó, những nội dung sau thuộc kế hoạch lựa chọn NT sẽ phải quán triệt khi lập HSMT:
1. Hình thức lựa chọn NT là đấu thầu trong nước hay đấu thầu quốc tế, thực hiện đấu thầu trực tiếp (theo kiểu truyền thống) hay qua Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia. Ví dụ, trường hợp đấu thầu quốc tế thì khi lập HSMT phải lưu ý một số khác biệt so với đấu thầu trong nước như về ngôn ngữ, về đồng tiền sử dụng, về thời gian trong các khâu thuộc quá trình lựa chọn NT… Đặc biệt, trường hợp đấu thầu qua mạng thì phải tuân thủ một số nội dung đặc thù để phù hợp với công cụ là Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia sử dụng công nghệ số.
2. Giá gói thầu liên quan đến nhiều vấn đề khi lập HSMT. Chẳng hạn, đối với gói thầu quy mô nhỏ, gói thầu mua sắm hàng hóa (có giá gói thầu 10 tỷ đồng), gói thầu xây lắp (có giá gói thầu 20 tỷ đồng) thì phương pháp đánh giá (tức là cách xếp hạng NT đã vượt qua kỹ thuật) có thể là sử dụng phương pháp giá thấp nhất hay phương pháp giá đánh giá. Nhưng nếu giá gói thầu cho thấy gói thầu không phải là quy mô nhỏ thì không thể sử dụng phương pháp giá thấp nhất.
3. Gói thầu có được chia thành nhiều phần độc lập hay không sẽ quyết định việc lập HSMT để hướng dẫn NT cân nhắc tham dự thầu cho phần nào đó thuộc lợi thế của mình hay bắt buộc phải tham gia toàn bộ gói thầu.
4. Các nội dung khác như phương thức lựa chọn NT là 1 giai đoạn 1 túi hồ sơ hay 1 giai đoạn 2 túi hồ sơ; loại hợp đồng (HĐ) là trọn gói hay theo đơn giá cố định hoặc đơn giá điều chỉnh; thời gian thực hiện hợp đồng đều phải quán triệt khi lập HSMT.
5. Đối với gói thầu xây lắp, theo quy định, khi lập HSMT phải có tài liệu thiết kế kèm dự toán được duyệt. Thiết kế nêu trong HSMT là cơ sở để NT đưa ra biện pháp, giải pháp thi công, đề xuất đội ngũ nhân sự chủ chốt, biện pháp huy động thiết bị thi công, nguồn cung cấp vật tư, vật liệu chủ yếu. Tiên lượng bóc từ thiết kế sẽ trở thành tiên lượng mời thầu để NT căn cứ vào đó hình thành giá dự thầu.
Tóm lại, không thể xây dựng HSMT mà không dựa vào các định hướng có tính pháp lý trong kế hoạch lựa chọn NT được phê duyệt. Một trong những nội dung quan trọng khi thẩm định HSMT (để có thêm căn cứ cho chủ đầu tư xem xét, phê duyệt HSMT) là phải nói rõ HSMT đã phù hợp với quyết định đầu tư cùng các tài liệu liên quan hay chưa và đã phù hợp với kế hoạch lựa chọn NT hay chưa. Tất nhiên, ngoài ra, khi lập HSMT còn phải tìm hiểu các quy định của pháp luật về đấu thầu, điều ước hoặc thỏa thuận quốc tế (nếu liên quan), các chính sách của Nhà nước về thuế, phí, lệ phí và đặc biệt phải hiểu thấu đáo nội dung ưu đãi trong lựa chọn NT cũng như các quy định khác liên quan.
