Bạn đang phải làm một hồ sơ quyết toán công trình xây dựng nhưng không biết bắt đầu từ đâu. Bạn không biết quyết toán công trình xây dựng cần những gì và trình tự làm một hồ sơ quyết toán bao gồm những bước nào?
Sau đây Hồ sơ xây dựng xin được chia sẻ những thông tin hữu ích nhất về hồ sơ quyết toán công trình xây dựng với hy vọng sẽ giúp những bạn kế toán xây dựng có cái nhìn tổng quát về công việc quyết toán của mình:
I. CÁC CĂN CỨ ĐỀ LẬP HỒ SƠ THANH TOÁN – QUYẾT TOÁN
1. Căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký với chủ đâu tư
2. Căn cứ vào các quy định của nhà nước gồm:
+ Nghị định 46/2015/NĐ-CP ngày 12/5/2015 về quản lý chất lượng công trình xây dựng.
+ Thông tư số 26/2016/TT-BXD_Quy định chi tiết một số nội dung về quản lý chất lượng và bảo trì công trình xây dựng.
+ Thông tư số 09/2016/TT-BTC_Quy định về quyết toán dự án hoàn thành thuộc nguồn vốn nhà nước.
+ Nghị định Số: 37/2015/NĐ-CP_ Quy định chi tiết về hợp đồng xây dựng.
+ Thông tư số 08/2016/TT-BTC_ Quy định về quản lý, thanh toán vốn đầu tư sử dụng nguồn vốn ngân sách nhà nước.
II. HỒ SƠ THANH TOÁN GIAI ĐOẠN BAO GỒM NHỮNG GÌ ?
Khi nhà thầu nhập vật tư, thiết bị về công trường hoặc thi công lắp đặt xong trên hiện trường thì nhà thầu làm hồ sơ thanh toán. Do đó hồ sơ thanh toán giai đoạn thông thường bao gồm 2 loại: Hồ sơ thanh toán phần thiết bị, vật tư về công trình và Hồ sơ thanh toán phần lắp đặt.
1. Hồ sơ thanh toán phần thiết bị, vật tư về công trường gồm những giấy từ gì:
a. Hồ sơ Chất lượng
– Bìa hồ sơ (Có đủ các thông tin sau: Hồ sơ thanh toán đợt mấy ? Hạng mục gì ? Côn trình gì ? Chủ đầu tư là ai ? Tư vấn giám sát là ai ? Nhà thầu là ai ? Ngày tháng….)
– Các biên bản nghiệm thu vật liệu trước khi đưa vào sử dụng
+ Biên bản nghiệm thu nội bộ vật liệu đầu vào trước khi đưa vào sử dụng (Kèm Bảng kê vật tư thiết bị được nghiệm thu)
+ Phiếu đề nghị nghiệm thu
+ Biên bản nghiệm thu vật liệu đầu vào trước trước khi đưa vào sử dụng (Kèm Bảng kê vật tư thiết bị được nghiệm thu)
– Các giấy từ chứng nhận chất lượng đi kèm gồm:
+ Đối với các vật tư thiết bị sản xuất trong nước Việt Nam: Phiếu xuất xưởng, kết quả test, kết quả kiểm tra, công bố chất lượng lô hàng, chứng nhận của các cơ quan độc lập khác (Có thể chỉ cần 1 trong các giấy tờ trên).
+ Đối với các vật tư, thiết bị sản xuất ở nước ngoài: Chứng nhận nguồn gốc xuất xứ (Viết tắt là CO), Chứng nhận về chất lượng (CQ), Bảng kê chi tiết là một phần của bộ chứng từ nhập khẩu hàng hóa (Packing List), Vận đơn vận chuyển từ nước ngoài về Việt Nam (Bill of Lading) (Thiết bị thì thường gồm tất cả các giấy tờ trên, còn vật từ thì ít hơn)
– Các giấy giao hàng hoặc các Biên bản giao hàng từ nhà cung cấp cho nhà thầu có kê chi tiết các vật tư, thiết bị gì, mã hiệu, quy cách ra sao, số lượng bao nhiêu/
Chú ý:
– Trong quá trình làm bảng kê này các bạn nên sắp xếp theo thứ tự có trong hợp đồng kinh tế đã ký để người kiểm tra hồ sơ đối chiếu được dễ dàng và thuận lợi.
– Sắp xếp hồ sơ các bạn cũng nên sắp xếp theo đúng thứ tự trên.
b. Hồ sơ về giá trị
– Bìa hồ sơ (Có đủ các thông tin sau: Hồ sơ thanh toán đợt mấy ? Hạng mục gì ? Côn trình gì ? Chủ đầu tư là ai ? Tư vấn giám sát là ai ? Nhà thầu là ai ? Ngày tháng….)
– Giấy đề nghị thanh toán
– Bảng tổng hợp giá trị thanh toán
– Bảng diễn tổng hợp diễn giải khối lượng thanh toán hạng mục cơ – điện
+ Bảng diễn giải khối lượng thanh toán – phần Điện, điện nhẹ (Nếu có)..
+ Bảng diễn giải khối lượng thanh toán – phần Cấp thoát nước (Nếu có)..
+ Bảng diễn giải khối lượng thanh toán – phần Điều hòa Thông gió (Nếu có)..
+ Bảng diễn giải khối lượng thanh toán – phần Phòng cháy chữa cháy (Nếu có).
Chú ý:
– Trong quá trình làm bảng tổng hợp và bảng diễn giải này các bạn nên sắp xếp theo thứ tự có trong hợp đồng kinh tế đã ký để người kiểm tra hồ sơ đối chiếu được dễ dàng và thuận lợi.
– Sắp xếp hồ sơ các bạn cũng nên sắp xếp theo đúng thứ tự trên.
2. Hồ sơ thanh toán lắp đặt
a. Hồ sơ Chất lượng
– Bìa hồ sơ (Có đủ các thông tin sau: Hồ sơ thanh toán đợt mấy ? Hạng mục gì ? Côn trình gì ? Chủ đầu tư là ai ? Tư vấn giám sát là ai ? Nhà thầu là ai ? Ngày tháng….)
– Các biên bản nghiệm thu lắp đặt trên hiện trường
+ Biên bản nghiệm thu nội bộ lắp đặt (Thanh toán hạng mục gì thì phải có biên bản nghiệm thu lắp đặt hệ thống đó).
+ Phiếu đề nghị nghiệm thu
+ Biên bản nghiệm thu lắp đặt (Thanh toán hạng mục gì thì phải có biên bản nghiệm thu lắp đặt hệ thống đó).
– Các biên bản nghiệm thu vật tư, thiết bị trước khi đưa vào sử dụng
+ Biên bản nghiệm thu nội bộ vật liệu đầu vào trước khi đưa vào sử dụng (Kèm Bảng kê vật tư thiết bị được nghiệm thu)
+ Phiếu đề nghị nghiệm thu
+ Biên bản nghiệm thu vật liệu đầu vào trước trước khi đưa vào sử dụng (Kèm Bảng kê vật tư thiết bị được nghiệm thu)
– Các giấy từ chứng nhận chất lượng đi kèm gồm:
+ Đối với các vật tư thiết bị sản xuất trong nước Việt Nam: Phiếu xuất xưởng, kết quả test, kết quả kiểm tra, công bố chất lượng lô hàng, chứng nhận của các cơ quan độc lập khác (Có thể chỉ cần 1 trong các giấy tờ trên).
+ Đối với các vật tư, thiết bị sản xuất ở nước ngoài: Chứng nhận nguồn gốc xuất xứ (Viết tắt là CO), Chứng nhận về chất lượng (CQ), Bảng kê chi tiết là một phần của bộ chứng từ nhập khẩu hàng hóa (Packing List), Vận đơn vận chuyển từ nước ngoài về Việt Nam (Bill of Lading) (Thiết bị thì thường gồm tất cả các giấy tờ trên, còn vật từ thì ít hơn)
– Các Giấy giao hàng hoặc các Biên bản giao hàng từ nhà cung cấp cho nhà thầu có kê chi tiết các vật tư, thiết bị gì, mã hiệu, quy cách ra sao, số lượng bao nhiêu
Chú ý:
– Tùy từng yêu cầu của chủ đầu tư, trong phần hồ sơ chất lượng thanh toán lắp đặt có chủ đầu tư chỉ cần yêu cầu bản phô tô các Biên bản nghiệm thu vật liệu đầu vào trước khi đưa vào sử dụng và các Biên bản nghiệm thu lắp đặt, không cần các Biên bản giao hàng và các giấy tờ chứng nhận chất lượng vì các hồ sơ này đã nằm trong hồ sơ thanh toán vật tư đầu vào.
c. Hồ sơ về giá trị
– Bìa hồ sơ (Có đủ các thông tin sau: Hồ sơ thanh toán đợt mấy ? Hạng mục gì ? Côn trình gì ? Chủ đầu tư là ai ? Tư vấn giám sát là ai ? Nhà thầu là ai ? Ngày tháng….)
– Giấy đề nghị thanh toán
– Bảng tổng hợp giá trị thanh toán
– Bảng diễn tổng hợp diễn giải khối lượng lắp đặt hạng mục cơ – điện
+ Bảng diễn giải khối lượng lắp đặt – phần Điện, điện nhẹ kèm Bản vẽ sơ họa hoàn công (Shop Drawing) (Nếu có)
+ Bảng diễn giải khối lượng lắp đặt – phần Cấp thoát nước kèm Bản vẽ sơ họa hoàn công (Shop Drawing) (Nếu có)
+ Bảng diễn giải khối lượng lắp đặt – phần Điều hòa Thông gió kèm Bản vẽ sơ họa hoàn công (Shop Drawing) (Nếu có)
+ Bảng diễn giải khối lượng lắp đặt – phần Phòng cháy chữa cháy kèm Bản vẽ sơ họa hoàn công (Shop Drawing) (Nếu có)
Chú ý:
– Trong quá trình làm bảng tổng hợp và bảng diễn giải này các bạn nên sắp xếp theo thứ tự có trong hợp đồng kinh tế đã ký để người kiểm tra hồ sơ đối chiếu được dễ dàng và thuận lợi.
– Sắp xếp hồ sơ các bạn cũng nên sắp xếp theo đúng thứ tự trên.
III. CÁC BƯỚC TRIỂN KHAI LẬP HỒ SƠ THANH TOÁN
Bước 1: Đọc kỹ hợp đồng xem hồ sơ thanh toán giai đoạn bao gồm những tài liệu gì?
Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ chất lượng
Bước 3: Chuẩn bị hồ sơ giá trị
Bước 4: Kiểm tra các biên bản xem đã đầy đủ chữ ký của các bên chưa ?
Bước 4: In bìa, đóng quyển
Bước 5: Kiểm tra lần cuối trình Giám đốc ký trước nộp Chủ đầu tư, Tư vấn giám sát.
