Hồ sơ hoàn công được xem là cơ sở pháp lý để cơ quan chức năng tiến hành xét duyệt giấy phép hoàn công. Nếu như chủ đầu tư cung cấp được một bộ hồ sơ hoàn công công trình hợp lệ, thủ tục hoàn công sẽ được xúc tiến nhanh chóng. Chủ đầu tư sẽ nhận được tờ giấy phép hoàn công trong thời gian sớm nhất.

1. Hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng phải được chủ đầu tư tổ chức lập đầy đủ trước khi đưa hạng mục công trình hoặc công trình vào khai thác, vận hành.

2. Hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng được lập một lần chung cho toàn bộ dự án đầu tư xây dựng công trình nếu các công trình (hạng mục công trình) thuộc dự án được đưa vào khai thác, sử dụng cùng một thời điểm. Trường hợp các công trình (hạng mục công trình) của dự án được đưa vào khai thác, sử dụng ở thời điểm khác nhau thì có thể lập hồ sơ hoàn thành công trình cho riêng từng công trình (hạng mục công trình) này.

3. Chủ đầu tư tổ chức lập và lưu trữ một bộ hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng; các chủ thể tham gia hoạt động đầu tư xây dựng công trình tự lưu trữ các hồ sơ liên quan đến phần việc do mình thực hiện. Riêng công trình nhà ở và công trình di tích, việc lưu trữ hồ sơ còn phải tuân thủ theo quy định của pháp luật về nhà ở và pháp luật về di sản văn hóa.

4. Bộ Xây dựng hướng dẫn về danh mục và thời hạn lưu trữ hồ sơ hoàn thành công trình.

4.1 Hồ sơ pháp lý (Chủ đầu tư – Bên A tập hợp)

– Quyết định phê duyệt dự án đầu tư xây dựng công trình, từng dự án thành phần hoặc tiểu dự án của cấp có thẩm quyền

– Văn bản chấp thuận của cơ quan quản lý chuyên ngành có thẩm quyền về việc cho phép sử dụng công trình kỹ thuật bên ngoài hàng rào: – Cấp điện; – Sử dụng nguồn nước; – Khai thác nước ngầm; – Khai thác khoáng sản, khai thác mỏ; – Thoát nước (đầu nối vào hệ thống nước thải chung); – Đường giao thông bộ, thủy; – An toàn của đê (Công trình chui qua đê, gần đê, trong phạm vi bảo vệ đê…) – An toàn giao thông (nếu có).

– Hợp đồng xây dựng (ghi số, ngày tháng của hợp đồng) giữa Chủ đầu tư với Nhà thầu tư vấn thực hiện khảo sát xây dựng, thiết kế; Nhà thầu thi công xây dựng chính, giám sát thi công xây dựng, kiểm định chất lượng, kiểm tra và chứng nhận sự phù hợp và cũng như hợp đồng giữa Nhà thầu chính (tư vấn, thi công xây dựng) và các Nhà thầu phụ (tư vấn, thi công xây dựng).

– Các tài liệu chứng minh điều kiện năng lực của các Nhà thầu tư vấn, Nhà thầu thi công xây dựng kể cả các Nhà thầu nước ngoài (thiết kế xây dựng, thi công xây dựng, thi công xây dựng, giám sát thi công xây dựng, kiểm tra và chứng nhận sự phù hợp chất lượng…)

– Kết quả thẩm định thiết kế cơ sở của cấp có thẩm quyền phê duyệt kèm theo phần thiết kế cơ sở quy định.

– Kết quả thẩm định và phê duyệt thiết kế KT, thiết kế BVTC của Chủ đầu tư kèm theo hồ sơ thiết kế theo quy định.

– Biên bản của Sở xây dựng kiểm tra sự tuân thủ quy định quản lý chất lượng công trình xây dựng của Chủ đầu tư trước khi nghiệm thu giai đoạn xây dựng, nghiệm thu hoàn thành công trình để đưa vào sử dụng

4.2 Tài liệu quản lý chất lượng (Nhà thầu thi công xây dựng – Bên B lập)

– Bản vẽ hoàn công các hạng mục và toàn bộ công trình về kiến trúc, kết cấu, lắp đặt thiết bị, hệ thống kỹ thuật công trình, hoàn thiện…(có danh mục bản vẽ kèm theo).

– Các chứng chỉ kỹ thuật xuất xưởng xác nhận chất lượng vật liệu sử dụng trong công trình để thi công phần: san nền, gia cố nền, cọc, đài cọc, kết cấu ngầm và kết cấu thân, điện nước và hoàn thiện…

– Các phiếu kiểm tra xác nhận chất lượng vật liệu sử dụng trong công trình để thi công phần: san nền, gia cố nền, cọc, đài cọc, kết cấu ngầm và kết cấu thân, điện nước và hoàn thiện… do 1 tổ chức chuyên môn hoặc 1 tổ chức khoa học có tư cách pháp nhân, năng lực và sử dụng phòng thí nghiệm hợp chuẩn thực hiện.

– Chứng chỉ xác nhận chủng loại và chất lượng của các trang thiết bị phục vụ sản xuất và hệ thống kỹ thuật lắp đặt trong công trình như: cấp nước, cấp điện, cấp ga…do nơi sản xuất cấp.

– Thông báo kết quả kiểm tra chất lượng vật tư, thiết bị nhập khẩu sử dụng trong hạng mục công trình của các tổ chức tư vấn có tư cách pháp nhân được nhà nước quy định.

– Các tài liệu, biên bản nghiệm thu chất lượng các công tác xây dựng, lắp đặt thiết bị. Kèm theo mỗi biên bản là bản vẽ hoàn công công tác xây lắp được nghiệm thu (có danh mục biên bản nghiệm thu công tác xây dựng kèm theo)

– Các biên bản nghiệm thu thiết bị chạy thử đơn động và liên động không tải, nghiệm thu thiết bị chạy thử liên động có tải, báo cáo kết quả kiểm tra, thí nghiệm, hiệu chỉnh, vận hành thử thiết bị (không tải và có tải)

– Biên bản thử và nghiệm thu các thiết bị thông tin liên lạc, các thiết bị bảo vệ.

– Biên bản thử và nghiệm thu các thiết bị phòng cháy chữa cháy, nổ.

– Biên bản kiểm định môi trường, môi sinh (đối với các công trình thuộc dự án phải lập báo cáo đánh giá tác động môi trường)

– Báo cáo kết quả thí nghiệm hiện trường (gia cố nền, sức chịu tải cảu cọc móng; chất lượng bê tông cọc; lưu lượng giếng; kết cấu chịu lực; thử tải bể chứa; thử tải ống cấp nước…)

– Báo cáo kết quả kiểm tra chất lượng đường hàn của các mối nối: cọc, kết cấu kim loại, đường ống áp lực, bể chứa bằng kim loại…

– Các tài liệu đo đạc, quan trắc lún và biến dạng các hạng mục công trình, toàn bộ công trình và các công trình lân cận trong phạm vi lún ảnh hưởng trong quá trình xây dựng (độ lún, đọ nghiêng, chuyển vị ngang, góc xoay…)

– Nhật ký thi công xây dựng công trình.

– Lý lịch thiết bị, máy móc lắp đặt trong công trình; hướng dẫn hoặc quy trình vận hành khai thác công trình; quy trình bảo hành và bảo trì thiết bị công trình.

– Văn bản (biên bản) nghiệm thu, chấp thuận hệ thống kỹ thuật, công nghệ đủ điều kiện sử dụng của các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền về: – Chất lượng sản phẩm nước sinh hoạt; – Sử dụng các chất chống thấm thi công các hạng mục công trình cấp nước; – Phòng cháy chữa cháy, nổ; – Chống sét; – Bảo vệ môi trường; – An toàn lao động, an toàn vận hành; – Thực hiện giấy phép xây dựng (đối với trường hợp phải có giấy phép xây dựng); – Chỉ giới đất xây dựng; – Đầu nối với công trình kỹ thuật hạ tầng (cấp điện, cấp nước, thoát nước, giao thông…); – An toàn đê điều, giao thông (nếu có) – Thông tin liên lạc (nếu có).

– Chứng chỉ sự phù hợp từng công việc (thiết kế, thi công xây dựng) của các hạng mục công trình, toàn bộ công trình do các tổ chức tư vấn kiểm định độc lập cấp (kể cả các nhà thầu nước ngoài tham gia tư vấn kiểm định, giám sát, đăng kiểm chất lượng) và cấp trước khi Chủ đầu tư tổ chức nghiệm thu hoàn thành các hạng mục công trình và toàn bộ công trình.

– Bản kê các thay đổi so với thiết kế (kỹ thuật, bản vẽ thi công) đã được phê duyệt.

– Hồ sơ giải quyết sự cố công trình (nếu có)

– Báo cáo của tổ chức tư vấn kiểm định đối với những bộ phận, hạng mục công trình hoặc công trình có dấu hiệu không đảm bảo chất lượng khi Chủ đầu tư nghiệm thu (nếu có)

– Biên bản nghiệm thu giai đoạn xây dựng.

– Biên bản nghiệm thu hạng mục công trình, nghiệm thu hoàn thành công trình để đưa vào sử dụng.

5. Cập nhật mẫu dấu bản vẽ hoàn công mới nhất theo thông tư 26/2016/TT-BXD